Microsoft 365 ist selten zu teuer, weil die Preise zu hoch wären — sondern weil Lizenzen mit der Zeit aus dem Ruder laufen. Niemand räumt auf, niemand prüft die Stufen, niemand fragt, ob die teuren Funktionen überhaupt genutzt werden. Das Ergebnis ist eine Dauerkostenstelle, die kaum jemand hinterfragt. Vier Stellen, an denen der Mittelstand typischerweise zu viel zahlt.
1. Karteileichen
Mitarbeitende verlassen das Unternehmen, ihre Lizenz bleibt. Jede aktive, aber ungenutzte Lizenz ist barer Verlust — Monat für Monat. Ein sauberer Offboarding-Prozess, der Lizenzen einzieht und Postfächer in ein günstigeres Archiv umwandelt, ist der schnellste Hebel überhaupt.
2. Die falsche Stufe
Business Basic, Business Standard, Business Premium — der Sprung ist selten technisch, sondern oft gewohnheitsbedingt. Wer keine Desktop-Office-Apps braucht, zahlt mit Standard zu viel. Wer umgekehrt für Sicherheit zusätzliche Produkte einkauft, die in Business Premium ohnehin enthalten sind (etwa Intune oder Defender), zahlt doppelt. Die richtige Stufe spart nicht nur Geld, sie vereinfacht auch die Verwaltung.
Die teuerste Lizenz ist die,
die niemand nutzt.
3. Bezahlte Features ohne Nutzung
Premium- und E5-Pläne enthalten mächtige Sicherheits- und Compliance-Funktionen — aber nur, wenn sie auch konfiguriert und gelebt werden. Eine eingekaufte, aber nie aktivierte Schutzfunktion verbessert die Sicherheit um null Prozent und kostet trotzdem voll. Entweder man nutzt, was man zahlt — oder man zahlt, was man nutzt.
4. Der neue Hebel: Teams getrennt lizenzieren
Zum 1. November 2025 vollzieht Microsoft nach dem EU-Kartellverfahren das „Teams-Unbundling“: Microsoft 365 ist künftig mit oder ohne Teams buchbar. Pläne mit Teams werden spürbar teurer, „No Teams“-Varianten sind günstiger. Für Konten, die gar nicht chatten — Funktions- und Servicepostfächer, reine Sachbearbeitung — entsteht damit erstmals echtes Sparpotenzial. Es lohnt sich, den Lizenzbestand entlang dieser neuen Trennung neu zu sortieren.
Aufräumen ist kein Einmalprojekt
Lizenzhygiene ist kein jährliches Großreinemachen, sondern ein laufender Prozess: Offboarding, regelmäßige Stufen-Reviews, ein Blick auf die tatsächliche Nutzung. Genau das gehört für uns zu einer sauber betreuten Microsoft-365-Umgebung dazu — und schafft nebenbei mehr Sicherheit, weil weniger ungenutzte Konten auch weniger Angriffsfläche bedeuten.
Hinweis: Preis- und Lizenzmodelle ändern sich. Stand der Angaben zum Teams-Unbundling: Microsoft 365 Blog, 2025.