Die E-Rechnung kommt nicht. Sie ist schon da. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig von Größe und Umsatz, ohne Übergangsfrist. Eine PDF-Datei im Anhang zählt dabei ausdrücklich nicht als E-Rechnung.
Beim Versenden ist die Pflicht gestaffelt. Genau diese Staffelung sorgt für die trügerische Ruhe, in der viele das Thema vor sich herschieben. Ein kurzer Blick auf den Fahrplan zeigt, warum das ein Fehler ist.
Der Fahrplan in Klartext
Seit 2025: Empfangen ist Pflicht. Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 annehmen können. Wer das nicht kann, hat schon heute ein Problem, sobald ein Lieferant umstellt.
2025 bis 2026: Senden noch frei. In dieser Phase dürfen Rechnungen weiter als Papier oder einfaches PDF verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Eine Atempause, kein Freibrief.
Ab 2027: Pflicht für die Größeren. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen dann strukturiert ausstellen. Kleinere bekommen ein Jahr länger Luft.
Ab 2028: Pflicht für alle. Spätestens jetzt endet die Übergangszeit. Jede inländische B2B-Rechnung muss im strukturierten Format erstellt und versendet werden.
Eine PDF im Anhang ist keine E-Rechnung.
Sie ist nur ein Bild einer Rechnung.
XRechnung oder ZUGFeRD?
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert. XRechnung ist ein reines XML-Format: maschinenlesbar, ohne Sichtfenster für den Menschen. ZUGFeRD ist ein Hybrid – ein normales PDF, in das die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. So sieht man die Rechnung wie gewohnt und die Software liest sie trotzdem automatisch ein. Für viele Mittelständler ist ZUGFeRD deshalb der bequemere Einstieg.
Warum das ein IT-Thema ist, kein Buchhaltungs-Detail
E-Rechnung heißt: Rechnungen fließen als Daten, nicht als Dokumente. Das berührt das Rechnungswesen, die Software, die Archivierung und den Datenschutz gleichzeitig. Wer früh umstellt, gewinnt doppelt: Pflicht erfüllt und nebenbei ein Prozess automatisiert, der bisher Handarbeit war. Das spart auf Dauer mehr, als die Umstellung kostet.
Wir sorgen dafür, dass Empfang, Verarbeitung und revisionssichere Ablage sauber zusammenspielen – als Teil einer betreuten Microsoft-365-Umgebung und einer verlässlichen Infrastruktur.
Quellen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung; IHK-Informationen zur E-Rechnung ab 2025. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.